PMO (Senior)

Hoofdmissie

Het PMO centraliseert en coördineert het projectbeheer binnen de organisatie. Het fungeert als het centrale knooppunt tussen de operationele teams en de strategische directie. Zijn rol beperkt zich niet tot administratieve controle: het PMO is het centrum van expertise en kennisdeling op het vlak van projectbeheer binnen de organisatie. Het biedt diensten aan die variëren van dagelijkse methodologische ondersteuning tot strategisch toezicht op de projectportfolio.

De werking van het PMO steunt op drie onlosmakelijk verbonden pijlers: De bewaker van het kader (Processen & Tools), het strategisch secretariaat van de PMB, de coach en mentor.

Kernverantwoordelijkheden en taken (RACI)

1. Coach en Mentor (Opleiding en Begeleiding)

• Het PMO is de garant voor de ontwikkeling van projectmanagementcompetenties binnen de organisatie.
• Methodologische onboarding: Het begeleiden van initiatiefnemers vanaf de idee- of conceptfase om hen te helpen hun projectvoorstel te structureren, de benodigde middelen in te schatten en risico’s te identificeren, zonder het werk in hun plaats uit te voeren.
• Permanente opleiding: Het opleiden van projectleiders en Sponsors in het correct gebruik van de projectmanagementinstrumenten (MS Planner, WBS, GANTT, risicomatrix, Issue Log), zodat deze hulpmiddelen daadwerkelijk bijdragen aan de sturing van projecten en niet louter een administratieve verplichting vormen.
• Kennisborging (Lessons Learned): Bij de afsluiting van projecten de geleerde lessen (REX – Retour d’Expérience) verzamelen en centraliseren zodat de organisatie dezelfde fouten niet opnieuw maakt, en de methodologie waar nodig aanpassen.

2. Bewaker van het Kader (Kwaliteitscontrole en Tools)

• Het PMO waakt erover dat de “Graded Approach” (proportionele aanpak) wordt toegepast en dat de kwaliteitsstandaarden van de organisatie worden gerespecteerd.
• Classificatie: Nieuwe initiatieven evalueren en classificeren (Strategisch Project, Tactisch Project of Operationeel Project) en erop toezien dat deze duidelijk worden onderscheiden van routinematige activiteiten.
• Quality Check (Gatekeeper): Optreden als een strikte kwaliteitsfilter. De volledigheid, structuur en samenhang (planning, budget, middelen) controleren van Business Cases, Projectfiches en Evaluatiefiches vóór deze aan een beslissingsorgaan worden voorgelegd. Deze kwaliteitscontrole wordt tevens gebruikt als een pedagogisch instrument, waarbij het aantal noodzakelijke iteraties wordt gemeten om gerichte begeleidingsacties te bepalen.
• Datakwaliteit: Toezicht houden op en controleren van de kwaliteit van de gegevens die door projectleiders worden ingevoerd in de databases en portfolio-managementtools (PPM).

3. Strategisch Secretariaat (Portfolio-governance)

• Het PMO is de rechterhand van de Project Management Board (PMB), het strategische besluitvormingsorgaan van de organisatie.
• 360°-overzicht en rapportering: De 360°-weergave van de projectportfolio actualiseren en consolideren. Analyses en rapporteringen opstellen voor de PMB op basis van vijf KPI’s: Timing, Budget, Scope, Middelen, Risico’s.
• Strategische anticipatie: De globale planning van het agentschap consolideren om middelenconflicten (resource collisions) te anticiperen en systeemrisico’s tussen projecten te identificeren.
• Ondersteuning van de PMB: De dossiers voorbereiden, analyseren en samenvatten die aan de PMB worden voorgelegd (dashboards, presentaties, slides). Vergaderingen faciliteren zodat de discussies gericht blijven op de strategische uitdagingen.
• Besluitvorming en crisisbeheer: Beslissingen en arbitrages registreren in het Decision Log en de genomen beslissingen (GO/NO GO, voorwaarden, aanbevelingen) officieel communiceren aan de betrokken stakeholders. Bij belangrijke afwijkingen van een project (>30%) het arbitragedossier voorbereiden zodat de PMB een onderbouwde beslissing kan nemen.

Tussenkomsten per projectfase

• Fase 1 (Initiatie): Uitvoeren van de kwaliteitscontrole van de Business Case, voorstellen van de classificatie van het initiatief, voorbereiden van de presentatie voor de PMB-gatebeslissing.
• Fase 2 (Planning): Voortdurende methodologische ondersteuning bieden, de globale kwaliteit van de Projectfiche controleren (planning, budget, coherentie) vóór validatie door de Sponsor of de PMB.
• Fase 3 (Uitvoering): Databases controleren, waarschuwingssignalen en escalaties integreren, rapportering consolideren, arbitragedossiers voorbereiden bij crisisescalaties (niveau 3).
• Fase 4 (Afsluiting): Kwaliteitscontrole uitvoeren op het door de Sponsor gevalideerde afsluitingsdossier, de belangrijkste lessen en ervaringen (Lessons Learned) extraheren, de formele afsluiting van het project voorbereiden voor de PMB.

Gewenste houding en profiel

• Pedagogische vaardigheden en diplomatie: In staat om medewerkers te begeleiden, uit te dagen en te laten groeien zonder het werk in hun plaats uit te voeren.
• Analytische nauwkeurigheid: Kritische blik om inconsistenties en afwijkingen in budgettaire of tijdsplanningen tijdig te detecteren.
• Helikoptervisie: Vermogen om afstand te nemen van de details van een individueel project en de onderlinge afhankelijkheden, strategische uitdagingen en organisatiebrede impact (capaciteit, systemische risico’s) te begrijpen.
• Beheersing van projectmanagementtools: Expertise in project- en portfoliomanagementtools. Kennis van MS Planner is een pluspunt.

Vaardigheden

• Aantoonbare ervaring met Microsoft Project tooling
• Aantoonbare ervaring met programma- en projectwerking in een PMO-omgeving (5 jaar)
• Aantoonbare ervaring met projecten volgens Prince2 methodologie
• Aantoonbare ervaring binnen een PMO-rol (Portfolio PMO, Senior Enterprise PMO of Project office) (5 jaar)
• Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en het begeleiden van stuur- en governancecomités (Steering Committee, PMB, ...)
• Ervaring met de kwaliteitscontrole van projectdeliverables (Business Case, Project Charter, planning, budget, risico's, ...)
• Aantoonbare ervaring met projectportfoliogovernance
• Aantoonbare ervaring met het coachen en begeleiden van projectleiders
• De kandidaat kan tijdens het interview overtuigend aantonen dat hij/zij voorstellen van SME's op een kritische en constructieve manier kan challengen
• De kandidaat kan tijdens een interview overtuigen van zijn/haar vermogen om experten te coachen en te begeleiden
• Zeer goede kennis andere landstaal (NL of FR)
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office Toepassingen
• Kennis van Prince 2 of PMBOK is een pluspunt
• Aantoonbare ervaring met een PPM-tool (Microsoft Planner, Planview, Clarity PPM, Primavera, ...)
• Aantoonbare ervaring met rapportering aan een directie of een governancecomité is een pluspunt